Zasady obiegu i przechowywania dokumentów w urzędach określone są specjalną instrukcją kancelaryjną.
Dokumenty o charakterze archiwalnym przekazywane są do właściwego archiwum państwowego po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia. Dokumentacja niearchiwalna może ulec brakowaniu. Brakowanie dokumentów może wymagać zgody dyrektora archiwum państwowego lub innego organu. Dokumentację niearchiwalną można poddać brakowaniu po upływie wymaganego okresu jej przechowywania, który określony jest w specjalnym wykazie lub kwalifikatorze dokumentacji, pod warunkiem, że utraciła ona znaczenie i ewentualną wartość dowodową dla odpowiednich organów i jednostek organizacyjnych.
