Przygotowanie dokumentów do archiwizacji wydaje się sprawą nieskomplikowaną, jednak przysparza problemu wielu osobom. Zastanówmy się co już na samym początku na stanowisku pracy w komórkach merytorycznych może mieć wpływ na późniejsze wykonanie archiwizacji i w jaki sposób możemy ułatwić proces przekazania dokumentów do archiwum zakładowego.
Pierwszym i najważniejszym elementem jest przygotowanie dokumentów poprzez jej właściwą segregację i umieszczanie w jednym segregatorze lub teczce dokumentów tego samego typu, w obrębie jednego hasła klasyfikacyjnego zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt.
Kolejnym ważnym elementem jest właściwy opis teczki lub segregatora, na którym powinien zawierać się pełen opis rodzaju dokumentów znajdujących się w danym segregatorze oraz zakres dat, np. cały rok lub miesiąc albo wybrane dni w miesiącu.
W przypadku dokumentów, które wymagają tworzenie spraw na pierwszej stronie każdej teczki lub segregatora powinien znaleźć się spis spraw, który znajduje się w danym segregatorze lub teczce.
Dzięki tak przygotowanym segregatorom można w łatwy sposób przystąpić do obróbki dokumentów i archiwizacji, która może polegać na przeszyciu dokumentów z segregatora sznurkiem bawełnianym i umieszczeniu go w tekturowej teczce lub skorzystaniu z klipsów archiwizacyjnych oraz umieszczeniu takich dokumentów w pudle archiwizacyjnym. Dzięki temu możemy zaoszczędzić segregatory przeznaczając je do ponownego użycia.
Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą.
