Przygotowanie dokumentów do archiwizacji wydaje się sprawą nieskomplikowaną. Archiwizować możemy całe segregatory, wówczas po prostu wkładamy je do pudeł archiwizacyjnych. Warto dobrze oznaczyć każdy segregator, aby bez zaglądania do jego wnętrza było mniej więcej wiadomo co w nim się znajduje. Archiwizowanie dokumentów w segregatorach pozwala łatwo do nich wrócić. Każdy dokument można w prosty sposób wyjąć, gdy trzeba będzie do niego wrócić. Do jednego pudła archiwizacyjnego zmieści się kilka segregatorów. Taka metoda archiwizacji stosowana jest raczej w przypadku archiwizowania krótkoterminowego.
Alternatywnie dokumenty można archiwizować bezpośrednio w pudłach archiwizacyjnych, a zamiast segregatorów można użyć tekturowych pudełek archiwizacyjnych, które następnie wkładamy do pudła archiwizacyjnego. Metoda ta pozwala zaoszczędzić segregatory przeznaczając je do ponownego użycia.
