Klasyfikacja to termin o dość szerokim znaczeniu, stosowany w wielu różnych dziedzinach. Klasyfikacja daje możliwość uporządkowania dużej liczby przedmiotów w klasy zgodnie z przyjętym kryterium. Klasyfikacja wykorzystywana jest również w procesie archiwizacji dokumentów, do porządkowania i szeregowania zbiorów nazywana jako klasyfikacja dokumentów.
Ponieważ liczba gromadzonych w archiwach dokumentów jest ogromna, ich uporządkowanie wymaga stosowania właściwej klasyfikacji. W archiwistyce wykorzystuje się kilka kryteriów, dzięki którym możliwe jest rozróżnienie zbiorów pod względem ich wartości historycznej, zasad ich przechowywania, a także formy i objętości.
Podstawowym kryterium podziału stosowanym w odniesieniu do wszystkich gromadzonych materiałów jest ich wartość archiwalna. Pod tym względem materiały archiwalne dzieli się na:
- materiały archiwalne – klasa A
- materiały niearchiwalne – klasa B
Materiały niearchiwalne klasyfikuje się dodatkowo pod względem ich ważności dla twórcy zbioru. Poszczególne klasy oznacza się literami BE i BC oraz liczbą, określającą liczbę lat zalecaną do przechowywania.
Oprócz podstawowego podziału stosuje się również inne sposoby kategoryzowania materiałów. Poszczególne grupy materiałów znakuje się zazwyczaj odpowiednim oznaczeniem lub opisem zamieszczonym w sygnaturze lub na karcie jednostki archiwalnej.
Dwie typowe klasy podziału to:
- podział ze względu na nośnik
- podział ze względu na dostępność dla osób trzecich.
Do klasyfikacji dokumentów stosuje się Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA), który po zaopiniowaniu i zaakceptowaniu przez Archiwum Państwowe może być stosowane w jednostkach administracji państwowej.
Regulacje w zakresie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych określają przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)
Pomagamy w tworzeniu i wdrażaniu normatyw kancelaryjnych w tym: Instrukcji kancelaryjnych, Instrukcji archiwalnych oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. Zapoznaj się z naszą ofertą.
