Klasyfikacja to termin o dość szerokim znaczeniu, stosowany w wielu różnych dziedzinach. Klasyfikacja daje możliwość uporządkowania dużej liczby przedmiotów w klasy zgodnie z przyjętym kryterium. Klasyfikacja wykorzystywana jest również w procesie archiwizacji dokumentów, do porządkowania i szeregowania zbiorów nazywana jako klasyfikacja dokumentów. Ponieważ liczba gromadzonych w archiwach dokumentów jest ogromna, ich uporządkowanie wymaga stosowania właściwej…
Przygotowanie dokumentów do archiwizacji wydaje się sprawą nieskomplikowaną, jednak przysparza problemu wielu osobom. Zastanówmy się co już na samym początku na stanowisku pracy w komórkach merytorycznych może mieć wpływ na późniejsze wykonanie archiwizacji i w jaki sposób możemy ułatwić proces przekazania dokumentów do archiwum zakładowego. Pierwszym i najważniejszym elementem jest przygotowanie dokumentów poprzez jej właściwą…
O ile bieżącą dokumentację możemy przechowywana w teczkach lub segregatorach, o tyle dokumenty składane do archiwum powinniśmy przechowywać w specjalnych pudłach, fastykułach lub teczkach archiwizacyjnych, które wykonane są ze specjalnej tektury bezkwasowej. Dzięki temu dokumenty nie ulegają tak szybkiej degradacji, rozpadowi i żółknięciu, jak ma to miejsce w przypadku przechowywania dokumentów w teczkach z tektury…
Zasady obiegu i przechowywania dokumentów w urzędach określone są specjalną instrukcją kancelaryjną. Dokumenty o charakterze archiwalnym przekazywane są do właściwego archiwum państwowego po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia. Dokumentacja niearchiwalna może ulec brakowaniu. Brakowanie dokumentów może wymagać zgody dyrektora archiwum państwowego lub innego organu. Dokumentację niearchiwalną można poddać brakowaniu po upływie wymaganego okresu…
